مهارات السكرتير الناجح ومهامه وما هي أنواع السكرتارية

مهارات السكرتير الناجح و الذي يتمتع بدور فعال و حيوي في أي مؤسسة أو شركة حيث أن السكرتير هو الشخص المسئول عن تنظيم كافة أمور الإدارة مثل ترتيب جدول الأعمال و حفظ أسرار العمل و ترتيب و تنظيم المستندات و الدفاتر الهامة ، و مِن الجدير بالذكر أنه و لكي يُمكن القول على السكرتير بأنه سكرتير ناجح لابد و أن يتمتع الشخص بعدد مِن المهارات و السمات المعينة فدعونا نتعرف على مهارات السكرتير الناجح و السمات التي يجب ان يتصف بها.

تعرف على:

تثقيف النفس .. تعرف على مهارات ومواقع تثقيف النفس

مهارات السكرتير الناجح.. المهارات الشخصية

مهارات السكرتير الناجح.. المهارات الشخصية
مهارات السكرتير الناجح.. المهارات الشخصية

دون شك فإن مهارات السكرتير الناجح كثيرة للغاية و مِن أهم هذه المهارات مجموعة المهارات الشخصية و التي تتمثل في:

1- الإهتمام بالشكل الخارجي و إرتداء الملابس الأنيقة النظيفة و ياحبذا لو تكون رسمية و مناسبة قدر الإمكان مع أجواء العمل و الإدارة.

2- التمتع بشخصية قوية و قدر عالي مِن الثقة بالنفس.

3- حسن التصرف و المعاملة و التمتع بإسلوب لائق و مُهذب.

4- الحديث بطلاقة و لكن بلغة مفهومة و واضحة و بالطبع بصوت معتدل بعيد عن الصراخ و كذلك ليست صوتاً خافتاً.

5- الإلتزام بكافة القوانين المؤسسية و عدم مخالفتها في أي حال مِن الأحوال مثل عدم الضحك بصوت مرتفع أو تناول الطعام في المكتب أو التدخين و ما إلى ذلك مِن قوانين مؤسسية مُتفق عليها.

6- التمتع بقدر كافي مِن الإتزان و هدوء الأعصاب و البعد كل البعد عن التوتر أو العصبية.

7- الولاء للمؤسسة أو الشركة.

8- التمتع بقدر كافي مِن المرونة في التعامل مع الأخرين.

قد يهمك:

تحويل المؤسسة الى شركة الشخص الواحد

مهارات السكرتير الناجح… المهارات العملية

مهارات السكرتير الناجح... المهارات العملية
مهارات السكرتير الناجح… المهارات العملية

إضافة إلى مهارات السكرتير الناجح الشخصية فإنه يوجد عدد مِن المهارات العملية مِن مهارات السكرتير الناجح لابد مِن التمتع بها و لعل أهم هذه المهارات:

1- إمتلاك عدد جيد مِن اللغات التي بإمكانها مُساعدتك في التعامل بشكل جيد مع مختلفة الشركات في العالم.

2- إمتلاك القابلية على التعامل مع كافة تطبيقات الحاسوب المتعلقة بتنظيم العمل و الوثائق و ما إلى ذلك.

3- التمتع بالمهارات العامة التي تُساعد على التعامل مع المراجعين و الموظفين و ضيوف المؤسسة بشكل جيد.

4- إمتلاك مؤهل علمي عالي في مجال عمل المؤسسة.

5- القدرة على أرشفة أي قدر مِن المعلومات و القدرة على الرجوع لها في أي و قت بسهولة و سرعة.

6- التمتع بمهارات التفاوض مع الأخرين و القابلية لتقبل الرأي الأخر.

7- التمتع بمهارات إعداد التقارير و القدرة على إعداد أي تقرير قد يطلبه المدير.

8- القدرة على تنفيذ إجرائات البريد الصادر و الوارد معرفة كيفية إدارة و تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات في المنظمة.

9- القدرة على التعامل مع مختلف الأدوات التي تتواجد في المكتب مثل برامج الإنترنت و الفاكس و الطابعة ، إضافة إلى إمتلاك خلفية و لو بسيطة عن كيفية إصلاح هذه الأشياء بشكل سريع عند الضرورة.

تعرف على:

اسباب تجميد الحساب من مؤسسة النقد

مهارات السكرتير الناجح… المهارات الأخلاقية

=
مهارات السكرتير الناجح... المهارات الأخلاقية
مهارات السكرتير الناجح… المهارات الأخلاقية

مِن أهم مهارات السكرتير الناجح المهارات الأخلاقية حيث لابد و أن يتمتع السكرتير الناجح بعدد مِن المهارات الأخلاقية الضرورية مثل:

1- الصدق لأقصى درجة ممكنة حيث يُعد الصدق مِن أهم مهارات السكرتير الناجح.

2- الأمانة البالغة و عدم إفشاء أياً مِن أسرار العمل لأي شخص أو جهة أو مؤسسة.

3- النزاهة التامة و العمل بإخلاص.

4- الإلتزام بالمواعيد و عدم التأخر عن العمل.

5- معاملة الأخرين بموضوعية تامة و عدم تحيز.

6- تحمل المسئولية.

قد يهمك:

طريقة التسجيل في الموارد البشريه للعاطلين

مهام السكرتير

مهام السكرتير
مهام السكرتير

1- تنظيم المواعيد و المقابلات.

2- إدارة البريد و الفاكس و كافة الرسائل و المكالمات التي تربط المنشأة أو الشركة بعملائها و تقديم كافة الرسائل الواردة للمدير ليطلع عليها و مِن ثم إرسال الرد.

3- معرفة كافة مواعيد و جداول عمل المدير و تنظيم أوقات المقابلات و الإجتماعات طبقاً لجدول مواعيده ، بالإضافة إلى إختيار أماكن الإجتماعات.

4- تجميع و تنظيم كافة مستندات العمل بشكل يجعل مِن الرجوع إليها في أي و قت سهل.

5- التعامل مع كافة الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ كافة الوظائف و المعاملات.

6- تجهيز التقارير اللازمة حول كافة الموظفين في المؤسسة و أعمالهم التي قاموا بها طوال الشهر.

7- التواجد في الإجتماعات و تدوين كافة المعلومات و الملاحظات الخاصة و إستخلاص أهم النقاط التي تمحور حولها الإجتماع و مِن ثم تقديمها للمدير فيما بعد.

8- التعاقد مِن الشركات المختلفة بغرض التحسين مِن العمل و تكامله مع باقي الشركات.

9- معرفة كافة العمليات المصرفية التي جرت في الشركة و تقديم تقارير مُفصلة حولها للمدير بشكل دوري.

10- معرفة مقترحات الموظفين و تجميعها كلها و تدوين شكاويهم و عرضها على المدير فيما بعد.

11- تجهيز عمليات السفر مثل الحجز و إختيار مكان الإقامة و ما إلى ذلك.

12- التواصل المستمر مع كافة الوحدات التابعة للشركة و متابعة عملها بشكل مستمر و التأكد مِن أن الجميع يقوم بعمله على أكمل و جه.

تعرف على:

التقديم على مؤسسة الوليد بن طلال الخيرية

أنواع السكرتارية

أنواع السكرتارية
أنواع السكرتارية

1- سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري

سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري
سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري

هو المسئول عن سلسلة كاملة مِن المهام الإدارية لأحد المسئولين في الإدارة العليا و يتولى مهامه على شكل مشاريع متكاملة بحيث يكون هو الشخص المسئول عن إنهائها في الوقت المُقرر ، و لعل أبرز الأمثلة على هذا النوع مِن السكرتارية الشخص الذي يتولى مهمة إعداد و إخراج التقارير السنوية للمؤسسة ، و مِن الجدير بالذكر أن مَن يتولى هذا المنصب لابد و أن يكون ملماً بل و متعمقاً في كافة تعاملات المنظمة و بنيتها التنظيمية و يتمتع بدرجة عالية مِن المهارات الفنية المتخصصة.

2- سكرتير عام

سكرتير عام
سكرتير عام

المسئول عن عدد مِن الخدمات و الأعمال المكتبية لعدد مِن الإدارات المنظمة ، حيث أن السكرتير العام في المنظمة يُقدم خدماته المكتبية لإدارة شئون الموظفين و كذلك قسم التدريب و الإدارة المالية و وحدة الصيانة و ما إلى ذلك.

3- سكرتير خاص

وفي هذا النوع يكون الشخص مسئولاً عن كافة الأعمال المكتبية المتعلقة بمهام السكرتارية لإدارة بعينها أو لشخص معين.

4- سكرتير متخصص

أما هذا النوع ففيه يكون الشخص مسئولاً عن تقديم كافة خدمات الأعمال المكتبية لنشاط تخصصي معين في المؤسسة ، و لعل أبرز الأمثلة على هذا النوع السكرتارية الطبية و السكرتارية التعليمية و ما إلى ذلك.

قد يهمك:

اصابة العمل في القانون السعودي إليك أهم 10 بنود تتعلق بهذا الأمر

5- سكرتير مؤقت

وهي و حدة يتم إنشائها لفترة معينة لتتولى عدد مِن المهام المكتبية المعينة لمساعدة إدارةً ما في الشركة أو شخصاً ما في المؤسسة ، مثل أن يكون لدى المنظمة مشروع معين سوف يتم تنفيذ خلال فترة زمنية معينة و لهذا المشروع عدد مِن الوحدات منها و حدة السكرتارية.

وبهذا نكون قد تعرفنا على مهارات السكرتير الناجح العملية و الشخصية و الأخلاقية و تعرفنا كذلك على أهم المهام الخاصة بالوظيفة و أنواع السكرتارية.